Auszug - Schlussbericht über die Prüfung der Jahresrechnung 2011 der Stadt Zeitz mit der Stellungnahme des Oberbürgermeisters zur Bestätigung der Jahresrechnung 2011 und der Entlastung des Oberbürgermeisters  

Der Vorsitzende bemerkt, dass das Rechnungsprüfungsamt hier sehr konzentriert die Punkte abgearbeitet hat, auch im Hinblick auf den Umfang ist das Dokument sehr strukturiert und übersichtlich.

Herr Gentsch kritisiert, dass 19 Beanstandungen, vielfach aus Vorjahren wiederholt,  zu viel seien. Was nützen die Beanstandungen, wenn die Verwaltung darauf nicht reagiert. Wie wird zukünftig in der Verwaltung damit umgegangen?

Weiter führt Herr Gentsch konkret nach Aufforderung des Ausschussvorsitzenden folgende Beanstandungen an:

1. Seite 23 – fehlender Bestandsnachweis Übernahme des noch offenen Zuschusses an den

                     Pächter des „Capitol“ in Höhe von 7.157,54 Euro

2. Seite 37 – Begründung in der Jahresrechnung zur erheblichen Abweichung von 619,6 T€

                     gegenüber dem Planansatz ist unzureichend.

3. Seite 38 – Nichteinhaltung § 7 Abs. 3 GemHVO – keine Haushaltsklarheit

4. Seite 40 – Einhaltung Vollmachtsverfügung

Frau Späte meint zur Stellungnahme des Oberbürgermeisters:

1. Der Stadtrat wurde nur unzureichend oder gar nicht in Vorgänge mit einbezogen.

2. Frau Späte beantragt, dass mitgeteilt wird, in welcher Weise die Stadt Zeitz selbst

    Rechtsverfahren geführt hat, wer das Mandat der Stadt übernommen hat und welche

    Kosten dafür entstanden sind. Wer hat die rechtsanwaltliche Vertretung der Stadt

    wahrgenommen, wenn sie selbst Beklagte ist? Welche Verfahren sind gelaufen und

    welche Kosten sind entstanden? Wie sind die Streitigkeiten ausgegangen?

3. Seite 7 – Punkt 6.6.2. Vermögen des SSBZ – Wie lautet der aktuelle Sachstand?

4. Seite 10 – Punkt 8.1.4.

    Welche Effekte hat die Weiterbildung? Welche zukünftige Verstetigung ist dringend

    notwendig?

5. Seite 10 – Punkt 8.2.2.3. – Welchen Beratungsbedarf gab es zu welchem Thema?

6. Seite 13 – Punkt 6.5.

    Inwieweit sind Haushaltsreste bei investiven Maßnahmen, soweit sie geleistet werden,

    noch vorhanden.

7. Seite 15 – Beteiligungsbericht

    Es ist darauf zu achten, dass die Beteiligungsberichte aktualisiert sind.

Oberbürgermeister

Zuerst einmal merkt der Oberbürgermeister an, dass das Rechnungsprüfungsamt nur eine Wiederholungsbeanstandung aufgezeigt hat. Eine andere Wertung dazu ist nicht gerecht.

Herr Hedrich kommt 17.30 Uhr zur Sitzung. Damit sind 6 Stadträte anwesend.

zu Punkt 7 (Frau Späte):

Der Beteiligungsbericht 2011 bezieht sich auf die Jahre 2008 und 2009. Hier wurde erstmalig der Bericht EDV-gestützt erstellt. Bei dem folgenden Beteiligungsberichten sollten die angebrachten Hinweise ausgeräumt sein.

zu Punkt 6 (Frau Späte):

Es gibt klare Vorschriften, wann ein Haushaltsrest im Vermögenshaushalt gebildet werden kann. Es gibt auch Grenzfälle. Ein Haushaltsrest wird gebildet, wenn die Maßnahme begonnen ist. Mit Umstellung auf die Doppik werden zum Jahresabschluss 2012 voraussichtlich keine Haushaltsreste gebildet. Dafür werden diese Beträge als Neueinstellungen im Folgejahr vorgesehen.

zu Punkt 4 (Herr Gentsch):

Im Zuge der Strukturänderungen wurde die Vollmachtsverfügung versehentlich nicht beachtet. Das Rechnungsprüfungsamt hat darauf aufmerksam gemacht und innerhalb kürzester Zeit wurden die Mängel abgestellt.

zu Punkt 2 (Frau Späte):

Es wurde auch durch den Stadtrat ein Mandat für eine Klage erteilt. Wenn die Stadt verklagt wird, kann keine Stadtratszustimmung aus Zeitgründen eingeholt werden.

Weitere Beauftragungen gibt es nicht.

Im Regelfall wird nur  bei Arbeitsrechtsangelegenheiten ein Mandat vergeben.

In vielen Fällen, in denen keine Anwaltspflicht besteht, vertreten Herr Otto und Frau Trauer die Stadt Zeitz.

Frau Lippert

zu Punkt 6 (Frau Späte):

In der Gemeindehaushaltverordnung § 19 ist genau festgelegt, wann und wofür Haushaltsausgabereste gebildet werden dürfen. Die Stadt Zeitz bildet in der Regel Haushaltsausgabereste im Vermögenshaushalt. Dort ist in der Gemeindeordnung festgelegt, dass die Ausgaben für Investitionen bis zur Zahlung der letzten Fälligkeit zur Verfügung stehen. In der Praxis sieht dies so aus, dass die Stadt Zeitz festgelegt hat, Haushaltsausgabereste erst zu bilden, wenn ein Auftrag vorliegt.

Die Haushaltsausgabereste belasten das vergangene Haushaltsjahr und damit kann reguliert werden, dass der Haushaltsausgleich zum Jahresende gesichert ist.

Eine Liste zu den Haushaltsausgaberesten befindet sich am Rechenschaftsbericht zur Jahresrechnung und eine Liste befindet sich am Prüfbericht.

zu Punkt 3 (Frau Späte):

In der Vermögensübersicht ist das Vermögen des SSBZ nicht enthalten. Dies ist ein Fehler seitens der Stadt und wird in 2012 korrigiert. Die Beanstandung des Rechnungsprüfungsamtes wird beachtet.

Herr Flammiger

zu Punkt 4 (Frau Späte):

Im Punkt 8.1.4. geht es ausschließlich um die Reisekosten. Das Budget für die Weiterbildung an sich ist ein anderer Posten, welcher aufgrund der Erfahrung aus den letzten Jahren auch angepasst wurde. So wurde der Betrag von 150.000 Euro auf 100.000 Euro reduziert.

Seit 2010 wurde der Betrag der Reisekosten den Kosten für Weiterbildungen anteilig angepasst, da davon ausgegangen wurde, dass die Reisekosten in gleichem Maße steigen. Die vergangenen beiden Jahre haben dies real für diese Jahre nicht bestätigt und so wurde der Betrag auf 15.000 Euro angepasst.

Wenn eine weitere Intensivierung der Weiterbildung erfolgt, wird die Stadt Zeitz zukünftig auch mit neuen Partnern zusammenarbeiten, welche durchaus auch andere Konditionen mit sich bringen könnten.

Ergänzung durch den Oberbürgermeister:

Die Stadt versucht die Fortbildungsangebote anzunehmen, welche die höchste inhaltliche Qualität belegen. Jede Teilnahme an Fortbildungen mit größerer Bedeutung wird mit dem Personalrat abgestimmt.

Wenn im Bereich Baurecht oder Stadtplanung Weiterbildungsbedarf besteht, wird dieser ganz stark in Anspruch genommen vom VHW Berlin. Diese sind kostenintensiver, aber in ihrer Qualität Dimensionen besser, als andere Angebote.

Frau Späte:

- Wie oft fahren die Mitarbeiter der Rangigkeit nach im Jahr zu Weiterbildungen?

- Bei der Anfrage zu den Haushaltsausgaberesten sind Baumaßnahmen im investiven

  Bereich gemeint, wo innerhalb der Baumaßnahme durch Ausschreibungsergebnisse

  günstigere Kosten erzielt wurden, als im Haushaltsplanansatz veranschlagt.

- Bei den Rechtsstreitigkeiten wünscht Frau Späte eine Information darüber, wenn die Stadt

  Zeitz Beklagte ist, welche Verfahren das überwiegend sind.

Oberbürgermeister:

Es werden nur als Haushaltsreste übernommen, die tatsächlich erkennbaren Ausgaben, für die bereits eine Bindung eingegangen wurde.

Zu den Gerichtsverfahren kann im nichtöffentlichen Teil des Hauptausschusses berichtet werden, da diese Verfahren immer mit schutzwürdigen Interessen anderer verbunden sind. Dominant sind allerdings Gerichtsverfahren zur Ablehnung z. B. von Grundsteuererlassanträgen. Diese Verfahren wurden alle gewonnen.

In Ordnungsangelegenheiten ist eine Reihe von Klagen anhängig. Darüber kann ebenfalls im nichtöffentlichen Teil des Hauptausschusses berichtet werden.

Vorsitzender:

Er kritisiert, dass von nichtangehörigen der Stadtverwaltung Angebote eingeholt werden – hier speziell zu den Klinkerhallen –.

Auch die Aufträge im investiven Bereich bei den Baumaßnahmen. Im Prüfbericht Seite 9 wurden diese Vorgänge nicht aufgeklärt. Er vermisst weiter Aussagen zum Verein „Auf Messers Schneide“ und zum Schlossrestaurant in der Moritzburg.

Die Auftragsbuchung auf S. 38 des Prüfberichtes über 20.706,00 Euro ist für Herrn Schröder nicht nachvollziehbar.

Der Beteiligungsbericht liegt dem Oberbürgermeister vor. Er bittet um zeitnahe Vorlage.

Oberbürgermeister:

Der Beteiligungsbericht hat die Verwaltungsebene passiert. Die Geschäftsführer wurden zur Beratungsrunde im Hauptausschuss und Stadtrat eingeladen.

Der Termin zur endgültigen Vorlage des Beteiligungsberichtes steht noch nicht fest, sie erfolge aber zeitnah vor dem Haushaltplan für 2013.

Herr Hörig:

Wie sind die Kriterien zum Haushaltskonsolidierungskonzept 2011 eingehalten worden?

Weiter kritisiert er die Haushaltsklarheit und Haushaltswahrheit auch hinsichtlich der Ausschreibungen.

Oberbürgermeister:

Der Bauausschuss bekommt bei Vergaben nach HOAI drei Planungsbüros vorgelegt, die im Vorfeld auf ihre Eignung in der Referenz, den Auftrag fachlich zu erfüllen, geprüft worden sind. Es gibt dann einen Favoriten, den die Verwaltung gern beauftragen möchte. Dem Bauausschuss stehe es aber dann frei, einen anderen aus den drei Vorschlägen zu wählen. Die Preise sind nicht verhandelbar. Sie gestalten sich nach der HOAI. VOB-Vergaben werden im Hauptausschuss alle vorgelegt. Die Bauaufträge werden nach konkreten Regelungen vergeben.

Mit dem Haushaltsplan 2012 wurde ein konsolidierter ausgeglichener Haushalt vorgelegt, welcher auch durch die Kommunalaufsichtsbehörde anerkannt wurde. Es gibt keinen Konsolidierungszeitraum bis 2017. Unter den doppischen Voraussetzungen wird es wahrscheinlich 2013 einen neuen Konsolidierungszeitraum geben.

Frau Späte:

1.      Es wird im Prüfbericht mehrfach Bezug genommen auf Dienstanweisungen, die erheblich verbesserungswürdig sind. Wie weit wurde mit den Mitarbeitern dahingehend gesprochen?

2.      Wie weit können feststehende Feste in der Stadt Zeitz verifiziert werden.

3.      Wer entscheidet über den Abschluss von Leasingverträgen? Welche Partner stehen dafür zur Verfügung?

Oberbürgermeister

zu Punkt 1: Die Dienstvereinbarungen werden mit dem Personalrat getroffen,

                   Dienstanweisungen werden vom Oberbürgermeister erlassen.

                   Wenn das Rechnungsprüfungsamt in den Prüfberichten darauf Bezug nimmt,

                   dann tut es das auch hilfsweise für den Oberbürgermeister als Behördenleiter.

                   Der Oberbürgermeister ist jederzeit berechtigt, Veränderungen in den

                   Dienstanweisungen vorzunehmen. Die Dienstanweisungen in der Verwaltung

                   werden derzeit novelliert.

zu Punkt 2: Derzeit wird geprüft, welche Veranstaltungen in 2013 überhaupt realisiert werden

                   können, da das Maximum an Arbeitskraft in diesem Bereich mehr als

                   ausgeschöpft ist. Das Capitol wird durch die Stadtverwaltung betrieben, somit

                   werden auch diverse Veranstaltungen dort nach Möglichkeit kostendeckend

                   durchgeführt.

                   Die Stadtfeste dienen auch der Idenditätsbildung unserer Bevölkerung. Eine

                   Stadt braucht ein Stadtfest.

                   Organisatorisch ist bei der Sportgala einiges nicht optimal gelaufen. Diese

                   Veranstaltungen sind zu 75 % und mehr mit Sponsoring finanziert.

                   Ein Verzicht dieser Veranstaltung ist nicht sinnvoll, da im Bereich des Sports

                   eine bedeutende ehrenamtliche Arbeit geleistet wird.

zu Punkt 3: Leasingverträge sind genehmigungsfreie Verträge. Diese sind vor allem im

                   Bereich der EDV vorhanden. Es wird vorab geprüft, ob Kauf, Miete oder Leasing

                   vorteilhafter ist.

Information des Oberbürgermeisters:

Der Oberbürgermeister hat einen Förderantrag des Vereins 1. FC zur Schaffung eines Kunstrasenplatzes gegengezeichnet.

Eigenmittel der Stadt seien im Antrag nicht enthalten.

Beschluss:

Dem Stadtrat liegen der Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes der Stadt Zeitz über die Prüfung der Jahresrechnung 2011 der Stadt Zeitz und die Stellungnahme des Oberbürgermeisters vor.

Der Stadtrat bestätigt die Jahresrechnung 2011 der Stadt Zeitz und gibt zugleich dem Oberbürgermeister die Entlastung gemäß § 170 Gemeindeordnung für das Land Sachsen-Anhalt.

Beschluss:

Dem Stadtrat liegen der Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes der Stadt Zeitz über die Prüfung der Jahresrechnung 2011 der Stadt Zeitz und die Stellungnahme des Oberbürgermeisters vor.

Der Stadtrat bestätigt die Jahresrechnung 2011 der Stadt Zeitz und gibt zugleich dem Oberbürgermeister die Entlastung gemäß § 170 Gemeindeordnung für das Land Sachsen-Anhalt.

Abstimmungsergebnis:

Namentliche Enthaltung von Herrn Schröder.