Auszug - Bericht über die Prüfung des Einsatzes der Programme in Bezug auf das Interne Kontrollsystem (IKS) und der Wirksamkeit des IKS in der Stadtverwaltung  

Herr Gentsch:

Er empfiehlt, dass eine Person aus der Verwaltung eingesetzt wird, welche sich vollumfänglich mit den Schwerpunkten dieses Aufgabengebietes befassen muss.

1. Welche Gründe liegen vor, dass Dienstanweisungen nicht erlassen bzw. nach vorliegenden Gesetzlichkeiten abgeändert wurden?
2. Wie hoch sind die Kosten für die Softwareaktualisierung?

Antrag Herr Exler:

Über die Abarbeitung der Punkte 5.1., 5.2. und 6. der Stellungnahme der Verwaltung ist der Finanz- und Rechnungsprüfungsausschuss unaufgefordert und so zeitnah wie möglich in Kenntnis zu setzen.

Durch den Oberbürgermeister sind dienstrechtliche Konsequenzen im Hinblick auf die Nichteinhaltung von Dienstanweisungen durchzusetzen.

Herr Bürgermeister Otto:

Das Thema, welches Herr Exler angesprochen hat, nämlich die Information über die Umsetzung der in der Stellungnahme des Oberbürgermeisters liegenden Punkte zur Regelung über die Nutzung externer Datenträger in 2014 zu treffen und auch im ersten Quartal 2015 eine weitere Regelung vorzunehmen, ist kein Problem.

Der zweite Punkt zur Ausfertigung der Freigabebescheinigung entsprechend des bereits vorliegenden Zertifikates ist ebenfalls unproblematisch.

Zum Thema Dienstanweisungen

Dienstanweisungen werden aus verschiedenen Gründen erstellt. Einerseits enthalten Dienstanweisungen Ausführungen, die aus Gesetzen herrühren, wozu innerhalb der Verwaltung Festlegungen nötig sind. Zum anderen handelt es sich um Dienstanweisungen, die, ohne, dass es einen gesetzlichen Grund gibt getroffen werden, um Abläufe effizienter zu gestalten oder aber um in der Verwaltung eine Einheitlichkeit herbeizuführen.

Viele Dienstanweisungen sind bereits in den neunziger Jahren erarbeitet worden. Hier ist stetig zu prüfen, ob diese erneuert werden müssen. Wenn Änderungsbedarf festgestellt wird, ist dies für den Oberbürgermeister vorzubereiten.

Daher kann die Frage zu möglichen dienstrechtlichen Konsequenzen weder heute noch im öffentlichen Teil beantwortet werden.

Zum Prüfbericht

Der vorliegende Bericht wurde erstmals unter den Bedingungen der Doppik erstellt. Er wirft an den verschiedensten Stellen Fragen auf, welche die Verwaltungsorganisation, die Sicherheit von Software und zum dritten die grundsätzliche Frage des IT-Managements betreffen. Ein ganz zentraler Schwerpunkt sind die Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen. Die Aufgabe wird sein, zukünftig noch mehr derartige Betrachtungen bei Entscheidungen sowohl der Verwaltung als auch bei Entscheidungen des Stadtrates definierter durchzuführen.

Aus diesem Grund verweist Herr Otto ausdrücklich auf diese Betrachtungen und Ziele, die sich die Verwaltung gestellt hat, z. Bsp. bei der Erarbeitung des Haushaltsplanes 2015. Hierüber wurde bereits im Stadtrat diskutiert. Mit den Eigen- und Fördermitteln, welche der Verwaltung zur Verfügung stehen, soll so umgegangen werden, dass die Mittel zielgerichtet eingesetzt werden und die sich daraus resultierenden Folgekosten einer Investition bekannt sind.

Herr Seidelt:

Was versteht man unter der „Nutzung von privaten USB-Speichern“?

Herr Bürgermeister Otto:

Es gibt seit vielen Jahren in der Verwaltung die Regelung, dass bei der Verwendung von USB-Speichermedien zuerst durch die EDV geprüft werden muss, ob diese aus Sicherheitsgründen verwendet werden können. Erst danach dürfen diese an die Geräte in der Verwaltung angeschlossen werden - unabhängig, ob es ein Medium der Stadt, von externen Firmen (z. Bsp. Landkreis) oder in Einzelfällen von privaten Nutzern ist.

Die Vorsitzende stellt fest, dass sie den Teil des von Herrn Exler gestellten Antrages, der nichtöffentliche Fragen betreffe, im nichtöffentlichen Teil der Sitzung erneut aufrufen werde. Insofern wird dieser Teil des Antrages von Herrn Exler zunächst zurückgestellt.

Herr Exler ist mit dieser Verfahrensweise einverstanden.

Antrag Herr Hörig:

Einleitung eines Disziplinarverfahrens gegen den Oberbürgermeister wegen Vernachlässigung der Aufsichtspflicht und wegen Verhinderung diverser Weiterbildungsmaßnahmen auf verschiedenen Gebieten.

Herr Bürgermeister Otto:

Dies ist kein Geschäftsordnungsantrag und auch kein zulässiger Sachantrag.

Antrag Frau Späte:

Alle Weiterbildungsmaßnahmen der letzten drei Jahre sind, fachbereichs- und themenweise, stellen- bzw. mitarbeiterbezogen aufzulisten und zur nächsten Sitzung des Finanz- und Rechnungsprüfungsausschusses vorzulegen.

Herr Bürgermeister Otto kann dem zustimmen.

Herr Hörig stellt fest, dass dieser Antrag bereits von ihm selbst im letzten Finanz- und Rechnungsprüfungsausschuss gestellt wurde. Er findet es nicht in Ordnung, dass dieser jetzt von der CDU-Fraktion kommt.

Abstimmungsergebnis über die Anträge:

Antrag Freie Wähler / FDP-Fraktion (Teil 1)

1. Der Finanz- und Rechnungsprüfungsausschuss ist unaufgefordert über die Abarbeitung der Punkte 5.1. und 5.2. sowie 6. aus der Stellungnahme der Verwaltung  zu informieren.

Antrag CDU-Fraktion

2. Die CDU-Fraktion beantragt, die Weiterbildungsmaßnahmen der letzten drei Jahre und für 2015 aufgeschlüsselt nach Ämtern und Themen sowie den entsprechenden Qualifikationen dem Finanz- und Rechnungsprüfungsausschuss nach Möglichkeit zur nächsten Sitzung vorzulegen.

Herr Bürgermeister Otto macht darauf aufmerksam, dass sich die Vorausschau auf das Jahr 2015 schwierig gestaltet, da der Bedarf zu Beginn des Jahres noch nicht abgeschätzt werden kann (z. Bsp. neue Gesetzesregelungen im laufenden Jahr).