Vorlage - VII/STR/STR/0297/20  

Der Stadtrat der Stadt Zeitz beschließt,

die Geschäftsordnung des Stadtrates vom 12.09.2019 wird in seinem § 1 Satz 1 so geändert, dass künftig alle Stadträte Mitteilungen, Einladungen und andere Schriftstücke ausschließlich per elektronischer Post erhalten. Ausnahmen sollen nur in besonders begründeten Fällen zugelassen werden.

Begründung:

Die Zusammenstellung, das Kopieren und Zustellen der Post für die Stadträte ist mit erheblichem Aufwand im Büro Ratsangelegenheiten, bei Ausschussverantwortlichen und in der Poststelle verbunden. Dieser Aufwand ist nicht mehr zeitgemäß und kann durch den elektronischen Versand erheblich reduziert werden. Damit verbunden sind auch eine Kostenersparnis und gleichzeitig ein Freilenken von Arbeitszeit der betroffenen Mitarbeiter.

Daher soll § 1, Satz 1 der Geschäftsordnung wie folgt geändert werden:

§ 1.Einberufung, Einladung, Teilnahme

(1) Der Vorsitzende des Stadtrates beruft den Stadtrat im Einvernehmen mit dem Oberbürgermeister schriftlich oder elektronisch unter Mitteilung der Tagesordnung und Angabe von Ort und Zeit der Sitzung ein. Die Sitzungsunterlagen – die Vorlagen einschließlich ihrer Anlagen –werden elektronisch bereitgestellt oder auf Antrag in Papierform bereitgestellt. Eine Bereitstellung in Papierform erfolgt nur in begründeten Ausnahmefällen, wobei der Betroffene selbst für die rechtzeitige Abholung im Rathaus Sorge tragen muss. Sitzungsunterlagen mit einem Umfang von mehr als 25 Seiten werden ausschließlich elektronisch bereitgestellt. Abweichend davon ist den Mitgliedern des Stadtrates ein Gesamtexemplar des Haushaltsplanes in Papierform auszureichen