Vorlage - VII/STR/20/0626/22  

Der Stadtrat beschließt, die Erleichterungen für die Aufstellung und Prüfung der Jahresabschlüsse und zur Eröffnungsbilanz, gemäß dem Erlass des MI LSA vom 22.04.2022 in Ergänzung zum Runderlass vom 15.10.2020 zur Beschleunigung der Aufstellung der Jahresabschlüsse der Stadt Zeitz für die Jahre 2014 bis 2021, vollumfänglich anzuwenden sowie deren Umsetzungsplan.

Begründung:

Die Stadt Zeitz hat das neue kommunale Haushalts- und Rechnungssystem zum 01.01.2013 eingeführt. Die Eröffnungsbilanz wurde erstellt und geprüft.

Wie bei der Mehrzahl von Kommunen besteht ein dringender Aufholbedarf bei der Aufstellung und Prüfung der Jahresabschlüsse.

Die Stadt Zeitz hat erstmalig nach der Umstellung des Rechnungswesens auf das System der doppelten Buchführung den Jahresabschluss zum 31.12.2013 auf der Grundlage des Neuen Kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens am 30.04.2020 aufgestellt. Das Rechnungsprüfungsamt erteilte am 11.06.2021 dem Jahresabschluss 2013 einen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk.

Die Erstellung des Jahresabschlusses für das Jahr 2014 ist bereits weit fortgeschritten und dauert für die weiteren ausstehenden Jahre noch an. Die Aufstellung muss einzeln erfolgen, da die Ergebnisse der Vorjahre in den Rechnungen der nachfolgenden Jahre zu berücksichtigen sind.

Der akute Bearbeitungsrückstand liegt ursächlich nicht an der Zusammenstellung des Zahlenwerkes, das sich aus dem Ablauf der Haushaltswirtschaft des betreffenden Jahres ergibt, sondern an den Aufarbeitungen und Korrekturen von ämterübergreifenden und externen Arbeitsvorgängen. Die ausstehenden Sachverhalte greifen auf alle weiteren Jahresabschlüsse über und bedürfen deshalb besonderer Prüfungen. Im Weiteren handelt es sich um Vorgänge, zu denen die Bearbeiter bereits ausgeschieden sind und keine Möglichkeiten der Rückfragen bestehen. Umfassendes Einlesen in die Sachverhalte, Recherchen, Korrekturen und die zu entwickelnden Buchungsvorgänge erfordern einen enormen Zeitaufwand.

Auch die Erfüllung der laufenden Verwaltungsaufgaben und die Organisation und Umsetzung von neuen Aufgaben, die gesetzlich vorgegeben sind (Einführung E-Rechnung, § 2b Umsatzsteuergesetz, Grundsteuerreform), sowie nicht zuletzt altersbedingte Personalaustritte, Personalweggang, Langzeiterkrankungen und pandemiebedingte Ausfallzeiten der Beschäftigen führten und führen weiterhin zum Bearbeitungsstau und damit zur Verzögerung einer kontinuierlichen Bearbeitung der rückständigen Jahresabschlüsse.

Durch die erheblichen Rückstände bei der Aufstellung der Jahresabschlüsse, die nach wie vor bei vielen Kommunen des Landes bestehen, verfügen die Kommunen und Aufsichtsbehörden über unzureichende Informationen zur aktuellen Vermögens-, Finanz- und Ertragslage und dem Land steht keine valide Datenbasis für den künftigen kommunalen Finanzausgleich zur Verfügung.

In Ergänzung zum Runderlass vom 15.10.2020 ermöglicht das Land Sachsen-Anhalt den Kommunen mit dem Erlass vom 22.04.2022 nun weitere Erleichterungen zur Aufstellung und Prüfung der ausstehenden Jahresabschlüsse, um den Prozess der Bearbeitung zu beschleunigen und um eine zuverlässige Datenlage für finanz- und aufsichtsrechtliche Entscheidungen zu erhalten.

Dementsprechend können die Jahresabschlüsse in der Weise verkürzt werden, dass nur die Finanzrechnung, ein Anlagenachweis sowie ein Nachweis der erhaltenen Fördermittel zur Prüfung vorgelegt werden. Die genannten Erleichterungen werden als Chance gesehen, die Aufstellung der Jahresabschlüsse zumindest Rahmen der formellen Aufstellung zu beschleunigen. Die ausführliche Darstellung gemäß § 118 KVG und §§ 41 – 49 KomHVO ist nicht erforderlich.

Dennoch sind die Kommunen aufgefordert, alle ausstehenden Jahresabschlüsse einschließlich für das Haushaltsjahr 2022 vollständig aufzustellen und zum 30. Juni 2023 dem zuständigen Rechnungsprüfungsamt zur Prüfung zu übergeben.

Die Anwendung der Erleichterungen und die Verfahrensweise zur Übergabe der prüffähigen Jahresabschlüsse wurden mit dem Rechnungsprüfungsamt abgestimmt.

Umsetzungsplan:

1. Für die Erstellung der Jahresabschlüsse 2014-2017 und 2021 wird die Erleichterung gemäß des Ergänzungserlasses vom 22.04.2022, Abschnitt I (Jahresabschlüsse), Punkte 1 bis 5 angewandt und die Abschlüsse in verkürzter Weise erstellt. Die Abschlüsse 2018 bis 2020 und 2022 werden vollständig aufgestellt. Alle rückständigen Jahresabschlüsse sind schnellstmöglich nach deren Aufstellung dem Rechnungsprüfungsamt zu übergeben.

2. Darüber hinaus dürfen entsprechend des Ergänzungserlasses vom 22.04.2022, Abschnitt II (Eröffnungsbilanz), wesentliche Fehler der Eröffnungsbilanz letztmals mit dem für das Haushaltsjahr 2025 zu erstellenden Jahresabschluss berichtigt werden. Die Wesentlichkeitsgrenze wird für Vorgänge ab 10.000 Euro festgelegt. Vorgänge von grundsätzlicher Bedeutung bedürfen ebenso einer Berichtigung.

3. In Anwendung des v. g. Erlasses, Abschnitt III (weitere Vorgaben), erfolgt zum Umfang der notwendigen Dokumentation bei der Aufstellung der verkürzten Jahresabschlüsse die Verständigung zwischen dem Fachbereich Finanzen und dem Rechnungsprüfungsamt der Stadt Zeitz.

Die Berichterstattung über das Fortschreiten der Nachholung rückständiger Jahresabschlüsse erfolgt gegenüber der Kommunalaufsicht vierteljährlich, beginnend ab dem 30.06.2022.

1. Finanzielle Auswirkungen

2. Entspricht den Vorgaben des ISEK

Ja    Nein   nicht einschlägig

3. Entspricht den Vorgaben des Leitbildes

Ja    Nein   nicht einschlägig

4. Entspricht den Vorgaben des HKK

Ja    Nein   nicht einschlägig

Anlagen:

Schreiben des Ministeriums für Inneres und Sport LSA vom 22.04.2022

„Erleichterungen für die Aufstellung und Prüfung der Jahresabschlüsse und zur Eröffnungsbilanz, Ergänzung zum Runderlass vom 15.10.2020“