Der Stadtrat der Stadt Zeitz beschließt

die Neuausrichtung des Personalmanagements der Stadt Zeitz mit dem Ziel der Aufrechterhaltung der Leistungsfähigkeit der Stadtverwaltung zur Sicherung der Zukunftsfähigkeit der Stadt. Dazu wird der Beschluss vom 19.11.2018 zur Beschlussnummer VI/STR/20/0824/1911/18 auf nachfolgende Ziele aktualisiert:

• Entsprechend der Beschlusslage 2018 wird die Anzahl der Beschäftigten (mit Ausnahme der Erzieher und der hauptberuflichen Kräfte der Feuerwehr) bis zum 31.12.2027 (Konsolidierungszeitraum) auf eine Zielgröße von 7,5 VbE/1000 Einwohner reduziert.
• Auf Grund der veränderten Situation am Arbeitsmarkt wird auf dem Weg dahin ein vorübergehender Personalaufwuchs zur Vermeidung späterer Kostenexplosion durch Notmaßnahmen akzeptiert.

Auf dieser Basis soll eine rechtzeitige Fachkräftegewinnung und ein optimaler Wissenstransfer, systematische Übergaben, rechtzeitige Einarbeitung von Nachfolgern gesichert und vorgezogene Einstellungen veranlasst werden.             

Ein wichtiger Bestandteil der Fachkräftebindung hingegen sind Einstellungen im Rahmen des SOLL-Stellenplans. Das jährliche Defizit zwischen tatsächlicher Stellenbesetzung und Stellenplan, das regelmäßig aus Ausfallzeiten, Teilzeitverträgen, unbesetzten Stellen entsteht, wird zur Qualitätssicherung und der Ressourcenschonung unter Auslastung des Stellenplans kompensiert.

Begründung:

Ziel des Personalmanagement ist es und muss es sein, die Stadtverwaltung für die aktuellen und kommenden Aufgaben fit zu machen. Das ist neben der Bewältigung der zusätzlichen Aufgaben durch Corona-Krise, Ukraine-Krise, Gas-Krise, Fachkräftemangel und Geburtenknick, in erster Linie die Sicherstellung der Erfüllung der kommunalen Pflichtaufgaben.

Ausgehend vom Bericht 2021

Abb. aus PEK 2021

werden entsprechend dem Beschluss aus 2018 im diesjährigen Personalentwicklungskonzept die bereinigten Stellenzahlen auf 2022 aktualisiert

Das Personalentwicklungskonzept 2022 wird sich daneben mit folgenden Schwerpunkten des Personalmanagements befassen:

• Die aktuelle Situation am Arbeitsmarkt
• Die gesellschaftliche Herausforderungen

Erwartungen der Bürger an eine starke öffentliche Verwaltung

• Risiken des demografischen Wandels ohne geeignete Gegenmaßnahmen
• Maßnahmen der Stadt Zeitz zur Fachkräftebindung
• Maßnahmen der Stadt Zeitz zur Fachkräftegewinnung
• Chancen für Quereinsteiger

Anpassung von Anforderungsprofilen

• Sicherung des Wissenstransfers

Möglichkeiten einer vorzeitigen Bindung von Fachkräften-Ermächtigungsgrundlage

Ausgangslage – Situation am Arbeitsmarkt

Immer öfter entscheiden sich Mitarbeiter, den Arbeitgeber zu wechseln, wesentlich vor dem Erreichen des gesetzlichen Rentenalters, das Arbeitsleben zu beenden. Auszubildende ergreifen die Chance nach abgeschlossener Ausbildung in einer anderen Kommune wechseln oder ein Studium aufnehmen. Das alles trifft nicht nur die Stadt Zeitz, sondern ist ein überall zu findendes Phänomen:

„Die Lehrerlücke

Was man gegen Fachkräftemangel an den Schulen tun kann

In Deutschlands Schulen fehlen Lehrkräfte. Die Folgen: Unterrichtsausfall, verringertes Angebot und eine hohe Arbeitsbelastung der vorhandenen Pädagogen. Das Problem ist seit langem bekannt – und dürfte sich weiter verschärfen. Gegensteuern ist schwer.“

Von Armin Himmelrath | DLF

„Hunderte Polizeischüler starten Ausbildung in Aschersleben

…Nach jahrelangem Personalabbau hatte die Koalition aus CDU, SPD und Grünen 2016 eine Trendumkehr beschlossen. Statt 5700 sollten in diesem Jahr wieder 6400 Polizistinnen und Polizisten im Einsatz sein…

Zitat WELT

„PENSIONSWELLE ÜBERROLLT DIE JUSTIZ

Pensionswelle überrollt die Justiz: Sachsen-Anhalt gehen die Richter aus

Magdeburg - Trotz geplanter Neueinstellungen ist Sachsen-Anhalt für eine bevorstehende Pensionierungswelle in der Justiz nicht gewappnet…“

Zitat MZ

„2030 fehlen mehr als 1 Million Fachkräfte – ohne geeignete Gegenmaßnahmen

…. Der Mangel an Fachkräften in der Verwaltung und bei kommunalen Unternehmen wächst von Jahr zu Jahr. Wird die Lücke ungebremst größer, fehlen dem öffentlichen Sektor bis 2030 mindestens eine Million Fachkräfte. …

Es geht um nicht weniger als die Frage, ob der öffentliche Sektor seine Kernaufgaben in Zukunft noch erfüllen kann.“

Volker Halsch, Staatssekretär a. D. PwC

„DRAMATISCH VIELE ABGÄNGE

Merseburg: Der Stadt geht das Personal aus

Merseburg - Wegen der hohen Altersstrukturen schwindet in der Stadtverwaltung von Merseburg das Personal dramatisch.“

Zitat MZ

Schlagzeilen wie diese kann man fast täglich lesen. Besonders dramatisch beschreibt dies ein aktueller Beitrag auf www.mdr.de vom 04.08.2022:

„Bis 2036 gehen 30 Prozent aller Erwerbstätigen in Rente

(…)Weil die geburtenstarken Jahrgänge in Rente gehen, werden dem Arbeitsmarkt in Deutschland bis zum Jahr 2036 insgesamt 12,9 Millionen Menschen verloren gehen. Dies entspreche knapp 30 Prozent der Erwerbstätigen des Jahres 2021, teilte das Statistische Bundesamt mit.

Junge Altersgruppen können Lücke nicht schließen

Demnach wird die sogenannte Babyboomer-Generation der Jahrgänge 1957 bis 1969 in den kommenden 14 Jahren das Renteneintrittsalter überschritten haben. Die Daten gehen aus den Ergebnissen des Mikrozensus 2021 hervor. (…)Der Fachkräftemangel in Deutschland droht sich aufgrund der Entwicklung weiter zu verschärfen. Denn: Die jüngeren Altersgruppen werden diese Lücke den Angaben zufolge nicht schließen können. So machen die derzeit 15- bis 24-Jährigen der Statistik nach nur rund 8,4 Millionen Erwerbstätige aus.“

Die Veränderungen am Arbeitsmarkt spüren nun auch die öffentlichen Verwaltungen genau wie unsere Verwaltung. Man kann dies zusammenfassen:

Auf eine ausscheidende Fachkraft folgt nur ein „halber“ junger Mensch. Ob seine Qualifikation für den jeweiligen Arbeitsplatz ausreichend ist, wird dabei nicht berücksichtigt.

Das Personalmanagement muss sich mit dieser Situation auseinandersetzen und seine Strategien anpassen. Es gibt keinen Fachkräftemarkt mehr, sondern einen Arbeitgebermarkt:

Die heutigen Fachkräfte suchen sich den Arbeitgeber aus.

Das gilt auch und umso mehr für die öffentliche Verwaltung. Es müssen neue Wege beschritten werden. Es zählen auch hier nicht mehr nur flexible Arbeitszeiten und ein krisensicherer Job. Zudem zeichnet sich bereits jetzt ab, dass die bisher strikt angewendeten Anforderungsprofile für eine Vielzahl von Stellen angepasst, Raum für Quereinsteiger geschaffen werden muss. Erfolgt diese Anpassung nicht, werden wir über kurz oder lang nicht nur viele Stellen nicht mehr besetzen können, auch in Schlüsselpositionen, worunter die Leistungsfähigkeit der gesamten Verwaltung leiden wird.

Gesellschaftliche Herausforderungen

Daneben sind die gesellschaftlichen Herausforderungen und Ansprüche an die öffentliche Verwaltung zu berücksichtigen, die zum Zeitpunkt des Beschluss im November 2018 niemand vorhersehen konnte. Nicht nur die globalen Krisenherde sondern auch

• die Corona-Krise,
• die Ukraine-Krise,
• die damit einhergehende Gas-Krise

haben auch Deutschland erreicht. Was früher in fremden Ländern und Kontinenten stattfand, findet hier statt. Die Gesellschaft verändert sich, radikalisiert sich zunehmend, die Akzeptanz staatlicher Restriktionen sinkt (siehe Corona-Proteste, Impfgegner usw.); die Angst wächst.

• Angst vor Krankheit,
• Verlust des Wohlstandes,
• Angst davor, im Herbst/ Winter weder eine warme Wohnung, noch das Geld zu haben, diese zu finanzieren;

• Angst in den Ukraine/Russland-Konflikt hineingezogen zu werden.

Diese Ängste werden wahrgenommen und müssen ernst genommen werden.

Erwartungen der Bürger an eine starke öffentliche Verwaltung

Es ist unsere elementare Aufgabe, eine starke Kommunalverwaltung aufzustellen, die in der Lage ist, zum einen ihre täglichen Pflichtaufgaben zu erbringen und zum anderen die daraus erwachsenden neuen Aufgaben zu meistern. Ist das der Fall, bietet die Kommunalverwaltung den Fels, der der Angst entgegenwirkt.

Eine Kommunalverwaltung ist dann stark, wenn sie in der Lage ist, die ihr gestellten Aufgaben – Pflicht- und freiwillige Aufgaben in angemessener Zeit innerhalb des vorgesehenen Budgets zu erledigen. Das setzt voraus, dass die Kommunalverwaltung personell gut aufgestellt ist. Das bedeutet auch, dass jede Stelle im Stellenplan tatsächlich mit einem Mitarbeiter besetzt ist.

Das war und ist in der Vergangenheit und aktuell nicht der Fall. Tatsächlich waren in den vergangenen 10 Jahren durchschnittlich 26,5 VzÄ (Vollbeschäftigtenäquivalente) nicht besetzt. Das bedeutet, dass diese 26,5 Stellen zwar dem Bedarf der jeweils betrachteten Einheit (Sachgebiet, Fachbereich oder ähnliches) entsprechen, tatsächlich aber nicht vollumfänglich besetzt waren.

Risiken ohne geeignete Gegenmaßnahmen

Bei gleichbleibenden Arbeitsvolumen bedeutet das wiederum, dass diese Aufgaben von den verbliebenen Mitarbeitern mit übernommen wurden. Letztlich ist diese „Nichtbesetzung“ kein Konsolidierungsbeitrag, sondern führt  

• zur Erhöhung des Krankenstandes  
• allein in den vergangenen 3 Jahren hat sich die durchschnittliche Ausfallzeit der Mitarbeiter von 26 auf 33 Tage erhöht. Die Anzahl der zum BEM (betrieblichen Eingliederungsmanagement) berechtigten Mitarbeiter stieg allein vom Jahr 2019 bis zum Jahr 2021 von 19 auf 92 Mitarbeiter an, das sind also Mitarbeiter, die mehr als 6 Wochen arbeitsunfähig waren
• zu Überlastungstendenzen,
• zur Erhöhung des Wechselwillens von Fachkräften

und in dessen Folge unwillkürlich

• zu Mehrkosten durch Stellennachbesetzungsverfahren für wechselwillige Arbeitnehmer oder Vertretungen,
• zu weiteren Belastungen bei den verbliebenen Mitarbeitern und
• damit letztlich zur einer Verlangsamung der Bearbeitung der Bürgeranliegen, Ausfall ganzer Abteilungen, Fehler oder Unkorrektheiten, da keinerlei Einarbeitung von neuen Mitarbeitern erfolgt.

Wenn es nicht gelingt, frühzeitig Fachkräfte zu gewinnen und zu binden,

sind Pflichtaufgaben,

wie die öffentlichen Sicherheit und Ordnung, der Brand- und Katastrophenschutz, das Einwohnermeldewesen, Standesamt, Kindereinrichtungen und Schulen, Wohngeld, Straßenbau und Verkehr, die Begleitung der zahlreichen (Förder-) Investitionsmaßnahmen

ebenso gefährdet, wie die freiwilligen Aufgaben

der Kultur, des Tourismus und des Museums, Jugend – und Sporteinrichtungen, der Bäder, der Bibliothek.

Während das Personalmanagement sich in der Vergangenheit intensiv auf den Personalabbau (siehe Beschluss von 2018) konzentriert hat, steht nach einer Umorientierungsphase nunmehr die Fachkräftebindung und -gewinnung deutlich im Vordergrund.

Die Funktionsfähigkeit der Verwaltung ist ohne geeignete Gegenmaßnahmen gefährdet.

„…Es geht um nicht weniger als die Frage, ob der öffentliche Sektor seine Kernaufgaben in Zukunft noch erfüllen kann.“

Volker Halsch, Staatssekretär a. D. PwC

„…Zusätzlich sind die letzten Jahre, die auch geprägt waren durch die Corona Pandemie und damit auch durch personelle Engpässe, besonders schwer gefallen. Das heißt, wir haben Schwierigkeiten unsere Aufgaben zu erfüllen…“

Zitat Stadtratsvorsitzende Dr. Altmann

aus Präsentation Prof. Dr. Dirk Furchert
„Aktuelle Herausforderungen des Personalmanagements“
Zeitz 8.10.2020

Maßnahmen der Stadt Zeitz zur Fachkräftegewinnung/-bindung

Die Maßnahmen müssen geeignet sein, sich als attraktiver Arbeitgeber am Arbeitsmarkt zu zeigen.

Im Personalentwicklungskonzept werden

die allgemeinen Vorteile einer Tätigkeit im öffentlichen Dienst herausgearbeitet aber auch konkrete Maßnahmen vorgestellt, wie wir dem schlechten Image des öffentlichen Dienstes entgegen wirken können, nämlich

• arbeitsplatzbezogene Ausstattung verbessern (z. B. durch höhenverstellbare Schreibtische
• Prüfen der Einführung eines Jobtickets,
• weiterer Ausbau des Betrieblichen Eingliederungsmanagements, welches bereits seit Jahren erfolgreich durchgeführt wird,
• Dienstsportangebote im Rahmen des Gesundheitsmanagements,
• Hilfe bei der Wohnungssuche,
• Angebot von Kindergartenplätzen
• regelmäßige und joborientierte Fort- und Weiterbildungsangebote

Quereinsteiger

Zudem werden wir die Chancen für Quereinsteiger durch Anpassung von Anforderungsprofilen dort erhöhen, wo die Stellen für Quereinsteiger geeignet sind. Aktuell ist es so, dass auch Quereinsteiger bei der Auswahlentscheidung zu einer Stelle einbezogen werden. Erfüllen diese jedoch das Anforderungsprofil nicht vollständig, kann ihnen aus tarifrechtlichen Gründen nur eine Entgeltgruppe niedriger zuerkannt werden. Das führte bereits dazu, dass Bewerber, die in der Stellenauswahl auf Platz 1 und 2 waren, das Angebot nicht angenommen haben, oder nach kurzer Zeit die Stadt wieder verlassen haben. Das ist nicht zielführend und kann nur durch eine Anpassung des Anforderungsprofils verbessert werden.

Stellenpool/Stellenplanauslastung

Die Entwicklung hin zu einem Arbeitgebermarkt macht es erforderlich, einmal gebundenes Fachpersonal möglichst zu halten, ausgebildete Auszubildende zu übernehmen und zwar unbefristet; befristet eingestellten Mitarbeitern (z. B. aus einer Elternzeit- und/oder Krankheitsvertretung) die sich bewährt haben, eine Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis zu ermöglichen. Letzteres auch, wenn über einen kurzen Zeitraum keine „freie“ Stelle vorhanden ist. Die Zeit in der solche Mitarbeiter dann vermeintlich „zusätzlich“ zur Verfügung stehen ist hinsichtlich der Personalkosten günstiger zu bewerten, als ein weiteres Stellenbesetzungsverfahren, Ausfallzeiten von Fachkräften und damit verbundenem Wissens- und Erfahrungsverlust.

Um das zu gewährleisten, soll ein Stellenpool in den Stellenplan aufgenommen werden, der ermöglicht diese „zusätzlichen“ Mitarbeiter und auch Auszubildende, die am Ende der Ausbildung noch keinen konkreten Arbeitsplatz zugewiesen bekommen haben, zunächst für eine Zeit von max. 1 Jahr flexibel genau dort einzusetzen, wo aktuell ein zeitweiser Fachkräftemangel besteht.

Überdies soll die IST-Besetzung an die SOLL-Besetzung entsprechend dem Stellenplan angeglichen werden. Die letzten Jahre haben gezeigt, dass das Personal-IST zwischen 20 und 30 VzÄ unter dem Personal-SOLL liegt (vgl. s. o.). Ursachen sind in erster Linie (befristet) unbesetzte Stellen und eine Vielzahl an befristeten Arbeitszeitreduzierungen (nur ca. 175 VzÄ aller Bediensteten der Stadt Zeitz sind Vollzeitkräfte).

Hier liegt eine weitere Chance, Arbeitskräfte einzustellen, selbst wenn sie nicht direkt einer Stelle zugeordnet werden (können), sondern helfen, den Gesamtbedarf des Stellenplans auszugleichen.

Diese Verfahrensweise sichert einerseits den Wissenstransfer durch vorgezogene Einstellungen,  kann andererseits Ausfallzeiten ausgleichen und Überlastungen reduzieren.

1. Finanzielle Auswirkungen

2. Entspricht den Vorgaben des ISEK

Ja    Nein   nicht einschlägig

3. Entspricht den Vorgaben des Leitbildes

Ja    Nein   nicht einschlägig

4. Entspricht den Vorgaben des HKK

Ja    Nein   nicht einschlägig