Auszug - Regelung der Stadt Zeitz zur Verwendung der Fraktionsmittel  

Beschluss:

Beschluss-Nr. V/STR/10/0571/0707/11:

Der Stadtrat der Stadt Zeitz beschließt in seiner Sitzung am 07.07.2011 die „Regelung der Stadt Zeitz zur Verwendung der Fraktionsmittel“ zum 01.01.2012.

Regelung der Stadt Zeitz
zur Verwendung der Fraktionsmittel

Auf Grund des § 43 der Gemeindeordnung für das Land Sachsen-An­halt (GO LSA) vom
5. Oktober 1993 (GVBl. LSA S. 568), in der zum  Zeitpunkt der Beschlussfassung gülti­gen Fassung i.V.m. § 20 der Geschäftsordnung des Stadtrates der Stadt Zeitz hat der Stadtrat in seiner Sit­zung am          folgende Regelung zur Verwendung der Fraktionsmittel beschlossen:

Inhalt:

Präambel

1.      Zulässigkeit der Finanzierung von Geschäftsführungskosten, Positivliste zur Verwendung der Fraktionsmittel

2.      Höhe der Geschäftsführungskosten

3.      Belegwesen, Form und Zeitpunkt der Abrechnung

4.      Prüfung der zweckentsprechenden Mittelverwendung

Präambel

Der Stadtrat Zeitz hat in seiner Geschäftsordnung unter Abschnitt II, § 20 Regelungen zur Bildung und Förderung der Fraktionsarbeit getroffen. Im § 20 Abs. 4 wird geregelt, dass die Stadtratsfraktionen zur Förderung ihrer Arbeit Geschäftsführungskosten erstattet bekommen.

Fraktionsgelder sind allgemeine Haushaltsmittel der Stadt Zeitz. Es findet grundsätzlich das Haushalts- und Kassenrecht des Landes Sachsen-Anhalt Anwendung. Die  Über­nahme von Geschäftsführungskosten erfolgt unter Berücksichtigung der finanziellen Leis­tungsfähigkeit der Stadt. Die Fraktionen werden angehalten, auf Grund der angespannten Haushaltssituation, auch andere Einnahmemöglichkeiten auszuschöpfen.

Fraktionsgelder sind für die Finanzierung der Fraktionsarbeit bestimmt und insoweit zweckgebunden.

Jede finanzielle Verpflichtung, die nicht unmittelbar einen Bezug zur Fraktionstätigkeit aufweist bzw. darüber hinausgeht und gleichsam auf die hinter Fraktionen stehenden Parteien verweist, muss als unzulässige Parteienfinanzierung qualifiziert werden. Fraktionsgelder dürfen nicht zum Ersatz von Aufwendungen dienen, die einzelnen Mitgliedern der Vertretung ent­stehen und die bereits durch die persönliche Aufwandsentschädigung ab­gegolten sind (Verbot der Doppelentschädigung).

1. Zulässigkeit der Finanzierung von Geschäftsführungskosten

Positivliste zur Verwendung der Fraktionsgelder

Folgende Geschäftsführungskosten werden finanziert:

1.      Kosten für die laufende Geschäftsführung, dazu zählen einmalige Kosten (z.B. für Büromö­bel und –maschinen) und wiederkehrende Ausgaben (Wartung der Büromaschinen, Porto, Telefon, Büromaterial). 

Gemäß § 38 GemHVO LSA ist  über das bewegliche Sachanla­gevermögen der Fraktion ein Be­standsverzeichnis (Inventarliste) zu führen.

Die Nutzungsdauer des beweglichen Sachanlagevermögens richtet sich nach den gesetzlichen Bestimmungen.

2.      Vor Einstellung von Geschäftsstellenpersonal ist vorab eine intensive Bedarfsanalyse erforderlich. Ein Bedarf ist allenfalls gerechtfertigt, wenn ein derart hoher organisatorischer Aufwand besteht, der nicht mehr ehrenamtlich zu leisten ist.

Die Fraktion muss exakt darlegen, dass eine Beschäftigung notwendig ist.
Die Arbeitsaufgaben sind nach Art und Umfang darzulegen. Dies hat sich zugleich im Arbeitsvertrag so­wie in einer Arbeitsplatzbeschreibung widerzuspiegeln. Die Fraktion ist verpflichtet, die zu erfüllenden Aufgaben und deren Zulässigkeit zu kontrollieren.
Eine Bezahlung aus Haus­haltsmitteln ist ausschließlich für die Wahrnehmung zulässiger Fraktionsaufgaben möglich (keine Aufgaben der Partei, keine Wahlwerbung, keine Mitglieder­gewinnung).

3.      Fortbildung bzw. Spezialisierung der Fraktionsmitglieder und sachkundigen Einwohner auf dem Gebiet des Kommunalrechts (Baurecht, Haushaltsrecht) durch Dritte (komm. Bildungswerk, Studieninstitute etc.), die sich inhaltlich auf die Aufgaben der Gebietskörper­schaft und der Fraktionen bezieht.

4.      Beschaffung einer Grundausstattung an Fachliteratur (Haushaltsrecht, Baurecht...),  Kommentarliteratur und Nachschlagewerken.

5.      Kosten der Miete, einschließlich der Nebenkosten, für die Räume der Fraktionsgeschäftsstelle, in denen die Fraktionsarbeit geleistet wird und in denen die Fraktionssitzungen stattfinden, sofern die Anmietung derartiger Räumlichkeiten unbedingt erforderlich  ist und sie nicht von der Stadt zur Verfügung gestellt werden.

6.      Öffentlichkeitsarbeit zu Angelegenheiten der örtlichen Gemeinschaft durch eigene Publika­tion, Pressekonferenzen oder Presseerklärungen zu bestimmten Tagesordnungspunkten (keine unzulässige Wahlwerbung, keine Selbstdarstellung der Fraktion in der Öf­fentlichkeit).

7.      Reisen der Fraktion, einzelner Mitglieder oder sachkundiger Einwohner im Auftrag der Fraktion, wenn sie der Vorbereitung von Entscheidungen und Initiativen dienen, die im Stadtrat anstehen (Informationsreisen). Dabei handelt es sich nicht um Dienstreisen i.S.d. §7  der Entschädigungssatzung der Stadt Zeitz. Hier muss das Bundesreisekostengesetz angewendet werden.

2. Höhe der Geschäftsführungskosten

Die Geschäftsführungskosten werden monatlich in Form eines Sockel­betrages pro Fraktion und eines Pauschalbetrages pro Fraktionsmitglied an die einzelnen Fraktionen bemes­sen.

Die Höhe dieser Beträge wird jährlich im Rahmen der Beratung des Haushaltsansatzes „Geschäftsführungskosten der Fraktionen“ festgelegt.

3. Belegwesen, Form und Zeitpunkt der Abrechnung

Wesentliche Grundsätze im kommunalen Haushaltsrecht sind die Jährlichkeit und die zeitliche Bindung. Dies bedeutet, dass über die zu leistenden Ausgaben, die auf ein Haushaltsjahr beschränkt und in diesem Haushaltsjahr veranschlagt wurden, nur bis zum Ende des Jahres verfügt werden darf. Nicht ausgenutzte Verfügungsberechtigungen erlöschen am Jahresende.

1.        Für die bestimmungsgemäße, sparsame und wirtschaftliche Inanspruchnahme von Geschäftsführungskosten sind die Fraktionen verant­wortlich.

2.        Die Veranschlagung der Haushaltsmittel erfolgt unter der Haushaltsstelle 1.00100.6560..100 mit der Bezeichnung „Geschäftsführungskosten der Fraktionen”.

Die fünfte Ziffer der Gruppierung wird fortlaufend den jeweilig bestehenden Fraktionen zugeordnet.

3.        Den Empfehlungen des Ministerium des Innern des Landes Sachsen – Anhalt entsprechend wird die zentrale Beschaffung von Büromaterial, Büchern, Geräten und Ausstattung favori­siert. Die Haushaltsmittel sollen grundsätzlich auf den städtischen Konten verbleiben.

Vertragliche Ausgaben wie Miete, Telefongebühren und Bewirtschaftungskosten werden direkt überwiesen. Fraktionseigene Konten sind nicht erforderlich.

              Das Limit jeder Fraktion ergibt sich aus den festgelegten Sockel- bzw.               Pauschalbeträgen. Die Abrechnung und Inventarisierung wird parallel zu den               jeweiligen Anforderungen oder Überweisungen im Fachbereich Zentrale Dienste               geführt.

4.        Über die zweckentsprechende Verwendung von Frakti­onsgeldern wird innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres ein Ver­wendungsnachweis geführt, welcher dem Oberbürgermeister zuzuleiten ist.              

Im zahlenmäßigen Nachweis sind die Ausgaben, gegliedert nach wesentlichen Aufwandsarten summarisch auszuweisen. Das Bestandsverzeichnis (Inventarliste) über das bewegliche Anlagevermögen ist beizufügen.

5.        ­Die Belege sind sieben Jahre aufzuheben (§ 36 Abs. 2 Satz 2 GemKVO LSA).

6.        Am Ende der Legislaturperiode ist ebenfalls ein Verwendungsnachweis zu erstellen.

Bei Auflösung der Fraktion ist das bewegliche Sachanlagevermögen an die Stadt zu über­tragen.

4. Prüfung der zweckentsprechenden Mittelverwendung

Gegenstand der Prüfung ist die bestimmungsgemäße Verwendung von Fraktionsgeldern, aber auch die bedarfsgerechte Höhe als Entscheidungsgrundlage für eine zukünftige Veranschlagung im Haushaltsplan. Hierbei wird festgestellt, ob die Bemessung der Mittel mit der finanziellen Leistungsfähigkeit der Stadt und mit den Grundsätzen einer sparsamen und wirt­schaftlichen Haushaltsführung in Einklang steht. Wird eine rechtswidrige Mittelverwendung durch die Fraktionen festgestellt, ist der Oberbürgermeister verpflichtet, die nicht oder nicht bestimmungsgemäß verwendeten Mittel zurück­zufordern. Der dem Oberbürgermeister vorliegende jährliche Verwendungsnachweis muss auch der überörtlichen Prüfung gem. § 126 Abs. 1 GO LSA zugänglich sein.

Wird gegen diese Regelungen verstoßen, wird das örtliche Rechnungsprüfungsamt informiert.

5. Inkrafttreten

Die Regelung der Stadt Zeitz zur Verwendung der Fraktionsmittel tritt am 01.01.2012  Wirkung in Kraft. Die Richtlinie der Stadt Zeitz zur Verwendung der Fraktionsgelder vom 25.11.2004 wird damit außer Kraft gesetzt.

Zeitz, den ......................

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Vorsitzender des Stadtrates Zeitz

Abstimmungsergebnis: