Vorlage - VII/STR/BM/0418/21
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Der Stadtrat der Stadt Zeitz beschließt,
den Oberbürgermeister zu beauftragen, mit den Vertragspartnern der gemeinsamen „Vergabestelle der Gemeinde Elsteraue“ Gespräche mit dem Ziel zu führen, die Vergabe öffentlicher Aufträge ab dem 01.01.2023 auf die Gemeinsame Vergabestelle der Gemeinde Elsteraue zu übertragen.
Gesetzliche Grundlage: | § 1, 2 Abs. 1, 3 Gesetz über die kommunale Gemeinschaftsarbeit (GKG LSA) in der aktuellen Fassung
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bereits gefasste Beschlüsse: | - |
aufzuhebende Beschlüsse: | - |
Begründung:
Die Stadt Zeitz wickelt die Vergabe öffentlicher Aufträge über eine eigene Vergabestelle ab, die über zwei Personalstellen verfügt, aber aktuell zur Ausfallabsicherung mit 3 Mitarbeitern besetzt ist. Im vergangenen Jahr wurde bedingt durch den gleichzeitigen langfristigen Ausfall 2er Mitarbeiter bewusst, dass die Vielzahl von Investitionsmaßnahmen eine ausfallsichere Vergabestelle bedingt.
Übersicht über die durchgeführten Vergabeverfahren (Zusammenfassung):
| Offenes Verfahren VGV | Verhandlungs- verfahren mit Teilnahme-wettbewerb VgV | Öffentliche Ausschreibung VOB/A, VOL/A | Beschränkte Ausschreibung VOB/A, VOL/A | Freihändige Vergabe | Summe |
2019 | 7 | 0 | 39 | 49 | 32 | 127 |
2020 | 12 | 0 | 53 | 20 | 16 | 101 |
2021 bis 23.06.2021 | 6 | 5 | 33 | 26 | 12 | 82 |
Bereits aus der Statistik für das Jahr 2021 ist zu entnehmen, dass die Anzahl der durchgeführten Verfahren jährlich steigt. Im Jahr 2020 ist der „Knick“ auf die zeitweise Unterbesetzung zurückzuführen.
Um Probleme wie 2020 in Zukunft zu vermeiden und gleichzeitig die Vergabe öffentlicher Aufträge einheitlich und optimal zu gestalten, wurden erste Gespräche mit der Gemeinde Elsteraue in Bezug auf eine Kooperation im Bereich Vergabe aufgenommen.
Die Gemeinde Elsteraue hat gemeinsam mit der Stadt Lützen und der Verbandsgemeinde Wethautal im Januar 2021 eine gemeinsame Vergabestelle aufgebaut. Ziel der Kooperation ist es, neben Synergieeffekten durch eine Auslastung der Vergabestelle infolge der Nutzung für 3 Kommunen, eine hochgradige Spezialisierung der Mitarbeiter und eine rechtssichere Vergabe zu gewährleisten.
Die Vertragspartner haben dazu eine Zweckvereinbarung (siehe Anlage) unterzeichnet, die die Kooperation und die Konditionen der Übernahme der „Aufgabe – Vergabe öffentlicher Aufträge“ regelt. Dienstherr und Dienstsitz der Mitarbeiter der Gemeinsamen Vergabestelle (GVS) ist die Gemeinde Elsteraue. Die Kommunikation zwischen den Vertragspartnern während der Vergaben erfolgt weitgehend elektronisch. Die Kosten der GVS werden nach § 3 Ziff. 3 und § 4 der Zweckvereinbarung zwischen den Vertragspartnern aufgeteilt. Diese werden nach Fixkosten und Personalkosten unterschieden, wobei die Fixkosten von den Vertragspartnern paritätisch getragen werden, die Personalkosten nach dem Aufwand der für den jeweiligen Vertragspartner durchgeführten Vergabeverfahren (Stundenabrechnung) aufgeteilt werden.
Das Gesetz über die kommunale Gemeinschaftsarbeit sieht eine interkommunale Zusammenarbeit zwischen kommunalen Gebietskörperschaften, wie Gemeinden vor, sofern durch die gemeinsame oder kooperative Aufgabenwahrnehmung die Verwaltungskraft besser ausgeschöpft wird oder Aufgaben zu erfüllen sind, die über das eigene Gemeindegebiet hinaus wirken, § 1 Abs. 1 GKG LSA. Bei der angestrebten Kooperation ist Ziel, die gemeinsame Verwaltungskraft optimal auszuschöpfen und Synergieeffekte durch eine Spezialisierung der mit der Aufgabe befassten Kollegen zu erreichen.
Konkrete Kosten können zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht genannt werden. Es ist jedoch davon auszugehen, dass das Vorhalten einer eigenen Vergabestelle, wenn die Kooperation zustande kommt, nicht mehr erforderlich ist. Die Einsparung die damit verbunden ist, wird allerdings aktuell als Zielgröße für die Kostenbeteiligung angesehen.
In dem Sinne, soll zunächst dieser Grundsatzbeschluss gefasst werden, um dem Oberbürgermeister ein Mandat für die Aufnahme der Vertragsgespräche zu gewähren. Vor Vertragsschluss wird der Stadtrat erneut beteiligt werden.
1. Finanzelle Auswirkungen
Ja
Die Mittel stehen im Haushalt zur Verfügung: Ja Nein | Nein |
Produkt: | |
Sachkonto: | |
Bemerkung: Die erforderlichen Mittel zur Finanzierung der nach § 4 der Vereinbarung der Vertragspartner notwendigen Kostenerstattung sind in den HH-Plan für das Jahr 2023 einzustellen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Mittel, die für die Vergabestelle im Haus anzusetzen sind, sogleich entfallen können (Sach- und Personalkosten) bzw. in den Kostenerstattungsanspruch der Gemeinde Elsteraue aufgehen werden. | |
2. Entspricht den Vorgaben des ISEK
Ja Nein nicht einschlägig
3. Entspricht den Vorgaben des Leitbildes
Ja Nein nicht einschlägig
Anlagen:
Kopie der aktuellen Zweckvereinbarung zwischen der Gemeinde Elsteraue, der Stadt Lützen und der Verbandsgemeinde Wethautal, veröffentlicht in den Amtsblättern der Gemeinden im Januar 2021
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| Anlagen: | ||||
| Nr. | Name | |||
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1 | ZVS-Nutzungsvereinbarung (665 KB) | ||
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