Bürgerbüro bekommt digitales Upgrade - Onlineterminvereinbarung und digitales Besucherleitsystem

Das Bürgerbüro ist eine der meist frequentierten Anlaufstellen für behördliche Anliegen von Bürgerinnen und Bürgern. Um die Wartezeiten für Besucher zu verkürzen und die Bearbeitung der Anliegen so schnell wie möglich durchzuführen, wurden jetzt eine Onlineterminvergabe und ein digitales Aufrufsystem eingeführt, welche ab Montag, den 11. März nutzbar sind. Bürgerinnen und Bürger können somit rund um die Uhr und bequem vom Sofa aus unter www.zeitz.de Termine im Bürgerbüro, mindestens 24 Stunden und maximal 90 Tage vorab, online buchen, wie bereits seit Dezember 2023 beim Sachgebiet Kindertageseinrichtungen.

Über den Digitalraum, welcher auf der Startseite des Webauftrittes der Stadt Zeitz zu finden ist, gelangt man unter dem Menüpunkt Online-Terminvereinbarung schnell zur Onlinebuchung. Zu beachten ist dabei, dass sich die Nutzer einen Account mit Passwort beim Stadtportal zuzulegen. Mithilfe der Schritt-für-Schritt-Anleitung auf der städtischen Website funktioniert die Anmeldung im Stadtportal jedoch schnell und unkompliziert.

Natürlich sind auch weiterhin Besuche während der Öffnungszeiten möglich. Vor Ort kommt dann der neue Ticketschalter zum Einsatz, an dem die Besucherinnen und Besucher des Bürgerbüros ein Ticket ziehen und anhand der großen Anzeigentafel im Foyer sehen, wann Sie aufgerufen werden. Dabei kann gewählt werden, ob Sie ein Papierticket oder ein Ticket via QR-Code haben wollen. Zudem zeigen die Tickets an, wie viele Besucher mit Ihnen warten. Damit bekommt man die Möglichkeit, die Wartezeit gegebenenfalls zu nutzen, um weitere Wege zu erledigen und muss nicht warten, ohne zu wissen wann man dran ist. Auch die Mitarbeiterinnen im Bürgerbüro sparen durch das neue Ticketsystem viel Zeit, weil sie den Besucherstrom von ihren Schreibtischen aus lenken können, was gleichzeitig den Effekt mit sich bringt, dass auch hier Zeitfenster frei werden, um die eigentlichen Anliegen der Bürgerinnen und Bürger klären zu können. Wie gewohnt, haben dabei Termine, die vorab gebucht wurden, Vorrang vor spontanen Besuchen.

Die Onlineterminvereinbarung und das Besucherleitsystem werden bei Bedarf nach und nach angepasst bzw. ausgebaut. So wird es beispielsweise bald möglich sein, ein Ticket via App zu ziehen. Das Ticket kann dann gebucht werden, sobald man sich im näheren Umkreis des Bürgerbüros befindet (ca. 500 m), und kann sich somit anmelden, noch bevor man im Bürgerbüro ankommt.

Mit der Digitalisierung des Besucherleitstromes wird auch der Wartebereich im Foyer einladender gestaltet. Besucherinnen und Besucher können nun auf den Bänken Platz nehmen, miteinander ins Gespräch kommen und den Monitor zentral im Blick behalten, anstatt in langer Schlage vor der Tür des Bürgerbüros zu warten. Informationsmaterialien über Veranstaltungen in der Stadt liegen auf kleinen Tischen aus, um die Wartezeit etwas angenehmer zu gestalten.

Wer nicht die technischen Möglichkeiten hat, um Anträge und Formulare die bereits online ausgefüllt und übersendet werden können an die Verwaltung zu übertragen, kann diese demnächst direkt im dafür vorgesehenen Bereich des Bürgerbüros ausfüllen und in den datenschutzkonformen Briefkasten einwerfen, insofern kein Besuch im Bürgerbüro notwendig ist (z. B. Hundeanmeldung). Dieser Briefkasten wird regelmäßig geleert und an die zuständigen Sachgebiete verteilt. Die Ausstattung ist bestellt und wird sobald wie möglich aufgebaut und in Betrieb genommen.

Wir bitten um Verständnis, falls es in der ersten Zeit noch zu Beeinträchtigungen kommen sollte. Neue digitale Systeme müssen sich zunächst im Echtbetrieb bewähren. Wenn wir von Unstimmigkeiten Kenntnis erlangen und Optimierungen umsetzbar sind, werden wir uns schnellstmöglich darum kümmern. Wir freuen uns zudem auf Rückmeldungen der Bürgerinnen und Bürger, entweder direkt vor Ort im Bürgerbüro oder per E-Mail an ozg@stadt-zeitz.de oder telefonisch an 03441 83 243.