Sachgebiet Kindertageseinrichtungen geht als erstes online - Termine im Digitalraum, dem Serviceportal der Stadtverwaltung Zeitz, jetzt 24/7 online buchbar

Mehr Flexibilität, Schnelligkeit und allen voran Bürgerfreundlichkeit, sind die Ziele, welche sich Bürgerinnen und Bürger von der Verwaltung wünschen und im Leitbild der Stadt Zeitz verbindlich festgelegt wurden. Die Stadt arbeitet kontinuierlich an der Umsetzung und muss dabei als öffentliche Hand und als Dienstleister für die Bürgerinnen und Bürger, nicht nur die gesetzlichen Anforderungen umsetzen, sondern zeitgleich IT-Prozesse optimieren.

Die ersten Schritte hin zu spürbar mehr Bürgerfreundlichkeit haben wir jetzt umgesetzt. So findet man in der Webpräsenz der Stadt Zeitz unseren neu geschaffenen Digitalraum, in dem die Bürgerinnen und Bürger mit nur wenigen Klicks bereits 62 in Sachsen-Anhalt verfügbare Online-Anträge, die Online-Terminvergabe für den Bereich Kindertageseinrichtungen, einen Überblick zu den Dienstleistungen der Stadt sowie wichtige und hilfreiche Informationen, die Ihnen die Nutzung der Online-Dienstleistungen erleichtern, finden,

erklärt Sophie Schlehahn, die Beauftragte für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG-Beauftragte) der Stadt Zeitz.

Die ersten Schritte wurden gemacht und vor allem die Onlineterminbuchung, welche dank Digitalisierung rund um die Uhr möglich ist, kann nun unkompliziert vom Wohnzimmer aus vorgenommen werden und erspart nicht nur bei der Terminvergabe lange Wartezeiten. Den Anfang macht hierbei der Bereich Kindertageseinrichtungen, denn Termine für die Anmeldung der Kindertagesbetreuung, den Vertragsabschluss sowie der Klärung von Zahlungsverzug, können jetzt bequem vom Sofa aus, gebucht werden. Die neue Funktion ergänzt die digitale Antragsstellung zur Anmeldung der Kindertagesbetreuung, damit der Gang ins Rathaus möglichst schnell und reibungslos in den Alltag integriert werden kann, wobei auch weiterhin ein Besuch während der Öffnungszeiten möglich ist. Die digitale Terminvereinbarung im Sachgebiet Kindertageseinrichtung ist dabei nur einer von vielen Schritten hin zur digitalen Verwaltung. In 2024 folgen weitere Bereiche der Stadtverwaltung, insbesondere das Bürgerbüro.

Hier steht der bürgernahe Service im Fokus und so werden wir neben dem Ausbau der Onlineterminvergabe auch ein digitales Aufrufsystem einführen. So wird viel Zeit gespart, da man den Besucherstrom lenken kann, wodurch wiederum mehr Zeit für die eigentlichen Anliegen der Bürgerinnen und Bürger bleibt,

erläutert Bürgermeisterin Kathrin Weber.

Wichtige erste Schritte in die richtige Richtung und zudem ein spürbarer Fortschritt für die Bürgerinnen und Bürger.

Die Digitalisierung ist nicht einfach nur eine Pflichtaufgabe bei der wir aufholen müssen, sondern vielmehr ein wichtiger Standortfaktor, egal ob für Privathaushalte oder Unternehmen. In den letzten Jahren mussten wir uns aufgrund der Haushaltskonsolidierung bei Investitionen in die Digitalisierung stark zurückhalten. Bund und Länder stellen den Kommunen im Rahmen der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) viele Onlinedienste kostengünstig zur Nachnutzung zur Verfügung. Dies müssen wir nutzen und nehmen deshalb jetzt das Geld in die Hand, um insbesondere die technische Ertüchtigung unserer Systeme umzusetzen, denn dies liegt allein in unserer Verantwortung. Hier gibt es keine Förderprogramme oder Pauschalzuweisungen. Doch mit der Gründung der Stabsstelle Digitalisierung im März dieses Jahres hat die Stadtverwaltung neben dem Digitalisierungszentrum Zeitz einen zweiten Motor erhalten, der die Digitalisierung in der Verwaltung aktiv vorantreibt. Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern dient in Zeiten des Fachkräftemangels und dem demographischen Wandel dazu, die Verwaltungstätigkeit aufrechtzuerhalten, indem Prozesse verschlankt und automatisiert werden. Davon profitieren in erster Linie die Bürgerinnen und Bürger, denn die Verwaltungsleistungen können dadurch zunehmend schneller bearbeitet und nahezu rund um die Uhr angeboten werden. Wir haben einiges nachzuholen, doch wir holen auf,

so Bürgermeisterin Kathrin Weber weiter.

Unterstützt wird die Verwaltung hierbei auch vom Stadtrat, welcher die Planungen befürwortet und zuletzt die Verwaltung auch durch einen entsprechenden Beschluss zusätzlich legitimiert hat und in den einzelnen Gremiensitzungen deutlich machte, dass die Verwaltung durch diese Schritte bürgernah sowie service- und zukunftsorientiert aufgestellt wird.

2023 stand dabei der Aufbau der Stabsstelle Digitalisierung ebenso im Fokus wie die Planungen für Projekte, die 2024 realisiert werden sollen. Dazu zählen:

Flächendeckende Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) und die notwendigen Schnittstellen zu wichtigen Fachverfahren sind die Voraussetzung dafür, dass Verwaltungen ganzheitlich, Ende-zu-Ende digitalisiert werden können. Die unterschiedlichsten digitalen Dokumente können gemeinsam in einer zentralen, für alle über das Netzwerk erreichbaren Datenbank, abgelegt werden. So stehen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung. Davon profitieren Bürgerinnen und Bürger sowie Verwaltungen, weil die bereichsübergreifende Zusammenarbeit erleichtert und Bearbeitungszeiten erheblich verkürzt sowie Personalressourcen geschont werden.

Gleichzeitig ist ein DMS Voraussetzung dafür, Gesetze wie die Single Digital Gateway-Verordnung der EU, das Registermodernisierungsgesetz, das Onlinezugangsgesetz und das eGovernmentgesetz des Landes Sachsen-Anhalt umzusetzen. Die Digitalisierung der Schriftgutverwaltung ist eine erhebliche und unvermeidliche Investition in die Modernisierung der Stadtverwaltung und bildet mit Investitionskosten in Höhe von rund 100.000 Euro das mit Abstand größte Projekt der Stabsstelle Digitalisierung in 2024.

Einführung digitaler Gewerbesteuerbescheid

Ab dem Jahr 2025 ist die elektronische Datenübermittlung auch im Bereich der Gewerbesteuer gesetzlich vorgeschrieben. Dafür muss u.a. das Haushaltsprogramm der Stadt Zeitz für rund 15.000 Euro technisch ertüchtigt werden, um eine medienbruchfreie maschinelle Verarbeitung der Daten sowie die neuen digitalen Standards für den Gewerbesteuerbescheid erfüllen zu können.

Einführung Software für Allgemeine Ordnungswidrigkeiten

Mit der neuen Software können allgemeine Ordnungswidrigkeiten wie fehlende Gehwegreinigung, Hundevorfälle etc. erfasst werden. Vorfälle können direkt im Erfassungsgerät vor Ort aufgenommen und in das zentrale System des Ordnungsamtes übertragen werden. Fristberechnungen und Wiedervorlagen werden automatisch durch das Programm vorgenommen. Im Vertretungsfall können die Sachverhalte einfacher nachvollzogen und bearbeitet werden. Dadurch verkürzt sich der Zeitraum zwischen dem Vorfall und der Bescheidzustellung. Folglich kann das Ordnungsamt wesentlich effektiver seinen Pflichtaufgaben nachkommen – mit Investitionskosten in Höhe von 4.300 Euro ein großer Mehrwert für die Sicherheit und Ordnung in der Stadt.

Einführung ePaymentsystem ePayBL

Onlinedienste digital ohne Umwege bezahlen – wie bei Amazon. Das soll auch zukünftig für Onlinedienste der Stadtverwaltung möglich sein mithilfe von ePayment. Die Entwicklergemeinschaft ePayBL ist eine Plattform zur Integration von Zahlverfahren, wie Kreditkartenzahlungen, PayPal und Giropay in elektronische Geschäftsprozesse öffentlicher Verwaltungen. So werden Parktickets, Urkunden und Bußgelder schnell und unkompliziert elektronisch zahlbar. Das ePaymentsystem ePayBL wird als Basisdienst vom Land Sachsen-Anhalt kostenfrei zur Verfügung gestellt. Die Kosten für die Ertüchtigung des städtischen Haushaltsprogramms, um ePayment anbieten zu können, in Höhe von 2.900 Euro muss die Stadt selbst tragen.

Einführung Onlinedienst Fundsachen

Der Onlinedienst Fundsachen „NovaFind“ der Firma Rubikon ist eine Nachnutzung im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und wurde der Stadt Zeitz zu sehr günstigen Konditionen angeboten: es fallen keine Investitionskosten an und die Betriebskosten fürs 1. Jahr übernimmt der Bund. Mithilfe der Software „NovaFind“, die auch die Deutsche Bahn für ihr Fundbüro nutzt, wird das Bürgerbüro abgegebene Fundsachen verwalten. Gleichzeitig wird es für Bürgerinnen und Bürger möglich sein, online nach verlorenen Fundsachen zu suchen. Die Wartung der alten Software für das Fundbüro wird 2024 eingestellt, so dass ohnehin eine Neuanschaffung bevorstand.

Einführung weiterer Nachnutzungsdienste im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG)

Die Angebote zur Nachnutzung sind noch nicht konkretisiert, da die nachnutzbaren OZG-Leistungen erst in 2024 veröffentlicht werden. Geplant sind aktuell unter anderem Einführung des Onlinedienstes Wohngeld.